Sehr geehrter Herr Müller, die Junior Suite ist für 14./15. Juni verfügbar. Mit Frühbucherrabatt sparen Sie 10 % bis zum 31. Mai. Gerne reservieren wir Gartenblick.
Beweis aus dem Hotelalltag
Ein Satz in einer Mail kann später eine schlechte Bewertung werden.
Ein Gast schreibt: »Könnten Sie bitte ein Babybett vorbereiten?« Die Rezeption bestätigt freundlich. Die Mail ist erledigt. Aber niemand gibt es an Housekeeping weiter. Clavio erkennt die Zusage, markiert sie als offenen Vorgang und zeigt die Original-Mail als Quelle.
Hinweis: Babybett für Anreise am Freitag prüfen
QuelleMail von Frau Schneider, 18. Juni, 14:32 Uhr
Originalstelle„Könnten Sie bitte ein Babybett für unser Zimmer vorbereiten?"
BereichHousekeeping
Nächster SchrittVorbereiten und in der Übergabe bestätigen
Der Alltag in den meisten Hotels
Der Posteingang läuft über. Aufgaben verschwinden. Jede Schicht fängt bei Null an.
📬
Zu viele Emails
Buchungsanfragen, Beschwerden, Sonderwünsche – alles gleichzeitig, ohne Priorisierung.
🔄
Wechselnde Qualität
Je nach Mitarbeiter und Schicht klingt jede Antwort anders. Gäste merken das.
📋
Verlorene Aufgaben
Sonderwünsche werden notiert, aber nicht weitergegeben. Zwischen den Schichten gehen sie verloren.
🌙
Informationen gehen verloren
Was die eine Schicht weiß, weiß die nächste nicht. Wichtige Details verschwinden – der Gast merkt es als erstes.
Clavio löst genau das – weil es von jemandem gebaut wurde der all das selbst erlebt hat.
Was ist Clavio?
Kein Tool das du bedienst. Ein Assistent der mitdenkt.
Die meisten Hotel-Software-Lösungen sind starr. Du passt dich ihnen an – nicht umgekehrt. Clavio funktioniert anders.
Clavio lernt wie dein Hotel arbeitet. Es versteht deinen Kommunikationsstil, kennt deine Zimmer, deine Richtlinien und deine wiederkehrenden Situationen. Mit jeder Interaktion deines Teams wird es präziser, schneller und nützlicher.
Der Einstieg beginnt mit der Gästekommunikation – weil dort täglich die meiste Zeit verloren geht. Aber Clavio ist von Anfang an als umfassendes Assistenzsystem gebaut, das mit deinen Bedürfnissen wächst.
Heute Emails und Aufgaben. Morgen SOPs, Reporting, interne Prozesse. Übermorgen alles was dein Team täglich braucht – ohne dass du jedes Mal von vorne anfängst.
Clavio ersetzt kein PMS, kein CRM und keinen Gäste-Chatbot. Er sitzt davor — und sorgt dafür, dass keine Aufgabe, Zusage oder Übergabe verloren geht.
🧠
Lernt dein Hotel kennen
Clavio speichert dein Profil, deine Prozesse und Kommunikationsregeln – und wendet sie automatisch an.
📈
Wird täglich besser
Jede Interaktion macht Clavio präziser. Je länger du es nutzt, desto weniger musst du korrigieren.
🔧
Gebaut für die echte Hotellerie
Jede neue Funktion entsteht aus dem Alltag echter Hotels. Dein Feedback prägt die Richtung – nah an der Praxis, nicht am Reißbrett.
🤝
Unterstützt – ersetzt nicht
Clavio macht Vorschläge. Dein Team entscheidet immer. Kontrolle bleibt beim Menschen.
Limitiertes Programm · Juli 2026
Founding Hotel Program
Gestalte mit, wie Clavio für Hotels wirklich funktioniert.
Eine kleine Gruppe von Hotels bekommt Clavio als erste – und formt es aktiv mit. Das ist kein Bonus-Programm. Es ist eine echte Partnerschaft.
Dein Alltag, dein Feedback, deine echten Herausforderungen: das ist die wichtigste Quelle für alles was als nächstes gebaut wird. Im Gegenzug bekommst du Clavio zu Bedingungen, die es so nicht mehr geben wird.
Einmalig · Kein Rabatt · Persönlich begleitet von Murat
249 €
einmalig · im Founding Program inklusive
Alle Preise zzgl. MwSt. · Zahlung per Rechnung oder SEPA-Lastschrift · Monatlich kündbar
Alle Preise zzgl. MwSt. · Einmalige Jahreszahlung · Kündbar nach Ablauf des Jahresabos
Was du gewinnst
Weniger Chaos. Mehr Zeit für das Wesentliche.
Clavio ist kein Feature-Katalog. Es ist ein Ergebnis: dein Team arbeitet besser, schneller und konsistenter.
⚡
Dein Team reagiert schneller
Statt lange zu überlegen und zu tippen bekommt dein Team sofort einen fertigen Vorschlag. Prüfen, anpassen, senden. Keine leere Seite mehr.
🎯
Konsistente Qualität – unabhängig von der Schicht
Clavio kennt deinen Standard. Egal ob Frühschicht, Spätschicht oder Aushilfe – jede Antwort klingt wie von deinem besten Mitarbeiter.
🔒
Nichts geht mehr verloren
Aufgaben, Sonderwünsche, offene Punkte – Clavio erkennt sie automatisch und sorgt dafür dass sie nicht zwischen den Schichten verschwinden.
🌍
Sprachbarrieren gehören der Vergangenheit an
Clavio antwortet in der Sprache deines Gastes – Deutsch, Englisch, Französisch, Japanisch und mehr. Automatisch erkannt, professionell formuliert.
🧘
Weniger Stress für dein Team
Ein voller Posteingang ist stressig. Clavio priorisiert, sortiert und bereitet alles vor – damit dein Team fokussiert und ruhig arbeiten kann.
📊
Du behältst den Überblick
Als GM oder Hotelmanager siehst du jederzeit was offen ist, was bearbeitet wurde und wo es hakt – ohne jeden Tag nachfragen zu müssen.
Aktuelle Funktionen
Was Clavio heute für dich tut.
Das ist der Startpunkt – nicht das Limit. Clavio wird kontinuierlich erweitert, direkt auf Basis dessen was Hotels in der Praxis brauchen.
01
Open-Loop Detector
Erkennt unbeantwortete Gäste-Mails (über 2 Tage), fehlende Reaktion auf Beschwerden (über 4 Stunden) und Zusagen ohne internen Task – bevor sie zu Problemen werden.
Live
02
Guest Promise Tracker
Prüft jede gesendete Antwort automatisch auf Zusagen und kontrolliert ob ein Task erstellt wurde. Fehlt er, markiert Clavio die Zusage als offen – mit Mail-Quelle und Zeitstempel.
Live
03
Shift-End-Checker
Erstellt am Schichtende eine strukturierte KI-Zusammenfassung: was offen ist, was läuft, was das nächste Team wissen muss. Kein Informationsverlust zwischen den Schichten.
Live
04
Missing Info Detection
Erkennt fehlende Angaben in Gäste-Mails – Datum, Personenzahl, Zimmer, Rechnungsadresse – und schlägt die passende Rückfrage vor. Per Klick in den Antwort-Editor.
Live
05
Pre-Arrival Mail Check
Scannt eingehende Gäste-Mails auf Wünsche vor der Anreise: Babybett, frühe Ankunft, Allergikerzimmer, Parkplatz und mehr – direkt als Task, nicht als Notiz.
Live
06
Gmail, Outlook & eigener Mailserver
Verbinde dein Postfach in unter 5 Minuten. Gmail, Microsoft Outlook/365 – und jetzt auch eigene IMAP-Server: web.de, GMX, IONOS, Strato. Kein Systemwechsel, keine IT-Abteilung.
Live
Die Zukunft von Clavio
Heute erkennt Clavio offene Vorgänge in Hotel-Mails. Als nächstes wächst daraus ein operatives Assistenzsystem.
Clavio wird nicht einmal gebaut und dann eingefroren. Es wächst – angetrieben durch den Alltag echter Hotels, echter Teams und echter Herausforderungen im täglichen Betrieb.
Dein Feedback hat Gewicht. Jede neue Funktion entsteht aus dem was Hoteliers täglich erleben. Dein Alltag ist dabei die wichtigste Quelle.
Clavio ist gebaut um mit der Hotellerie zu wachsen – nicht um ihr etwas überzustülpen. Jede Erweiterung hat ihren Ursprung in dem was Hotels wirklich brauchen.
Wer heute einsteigt, bringt echte Hotellerie-Erfahrung in ein System das genau darauf wartet.
✓
Kommunikationsanalyse & KI-Antworten
Intelligente Verarbeitung, Vorschläge im Hotelton, mehrsprachig, sofort einsatzbereit.
Live
✓
Aufgaben & Teamkoordination
Automatische Task-Erkennung und strukturierte Informationsweitergabe innerhalb des Teams.
Live
✓
Shift-End-Checker
KI-Zusammenfassung für die Schichtübergabe – strukturiert, vollständig, ohne manuellen Aufwand.
Live
✓
Missing Info Detection
Erkennt fehlende Angaben in Gäste-Mails und schlägt die passende Rückfrage vor – per Klick sendbar.
Live
✓
Pre-Arrival Mail Check
Scannt eingehende Mails auf Wünsche vor der Anreise und erstellt automatisch Tasks.
Live
→
SOP-Assistent
Clavio lernt deine Standard-Prozesse und schlägt sie dem Team automatisch im richtigen Moment vor.
In Entwicklung
→
Internes Reporting & Briefings
Automatische Tages- und Wochenzusammenfassungen für Management und Team.
In Entwicklung
◦
Weitere Module nach Hotelbedarf
Revenue-Unterstützung, Housekeeping-Kommunikation, Gäste-Feedback-Analyse – Features die sich branchenübergreifend als relevant erweisen, kommen als nächstes.
Geplant
Für wen ist Clavio?
Für jedes Hotel das besser arbeiten will.
Clavio ist nicht auf eine Hotelgröße oder einen Typ beschränkt. Wenn du ein Team hast das Gäste betreut und Informationen verwaltet – ist Clavio für dich gebaut.
Mehrere Häuser · zentrales Management · einheitliche Qualität
Warum Clavio existiert
Gebaut von jemandem der es selbst erlebt hat.
Clavio ist kein Startup-Experiment. Es ist die Antwort auf 17 Jahre Alltag in der Hotellerie.
Als General Manager habe ich alles selbst erlebt: Teams die im Posteingang versinken, wichtige Informationen die verloren gehen, Aufgaben die niemand nachverfolgt, und Gästeantworten die je nach Mitarbeiter komplett anders klingen.
Ich habe in Operations, Revenue Management, Teamführung und Gästekommunikation gearbeitet – auf allen Ebenen, in verschiedenen Häusern und Märkten. Ich weiß genau wo täglich Zeit verloren geht, was Teams frustriert und was Gäste wirklich merken.
Clavio löst diese Probleme. Nicht weil es theoretisch Sinn macht – sondern weil ich sie selbst jeden Tag erlebt habe.
17+
Jahre Hotellerie-Erfahrung
GM · Ops · Revenue
Alle Ebenen der Hotelführung
Kein IT-Labor
Echter Hotelalltag als Ausgangspunkt
„17 Jahre Hotellerie haben mir eines klar gemacht: Die Probleme sind überall dieselben. Zu wenig Zeit, zu viel Chaos, zu wenig Konsistenz. Clavio ist der Assistent den ich selbst gebraucht hätte."
Murat Aydin · Gründer Clavio General Manager · Aydin Studio
FAQ
Häufige Fragen, ehrliche Antworten.
Kann ich Einfluss auf neue Features nehmen?
Dein Feedback fließt in die Weiterentwicklung ein – das ist kein leeres Versprechen. Jede neue Funktion entsteht aus dem was Hoteliers täglich erleben. Dein Alltag ist dabei die wichtigste Quelle.
Kann ich testen bevor ich zahle?
Ja. Du erhältst 30 Tage vollen Zugang ohne Kreditkarte. Erst danach entscheidest du ob du weitermachst – kein Druck, kein Jahresvertrag.
Wie lange dauert das Onboarding?
System verbinden: unter 5 Minuten. Hotel-Profil einrichten: 30–60 Minuten. Wir begleiten dich persönlich in einem Onboarding-Call – alles ist in der einmaligen Setup-Gebühr enthalten.
Was kostet Clavio?
4,50 € pro Zimmer pro Monat, mindestens 59 €. Bei 30 Zimmern wären das 135 €/Monat, unlimitierte Nutzer. Dazu kommt eine einmalige Setup- & Onboarding-Gebühr von 249 €. Die ersten 30 Tage sind vollständig kostenlos. Founding Hotels bekommen 50% Rabatt für 12 Monate.
Was unterscheidet Clavio von Microsoft Copilot oder Gmail-Smart-Reply?
Copilot fasst E-Mails zusammen. Clavio versteht den operativen Kontext eines Hotels: Wer hat was zugesagt? Welche Übergabe ist offen? Welche Beschwerde wartet seit gestern? Copilot generiert Texte. Clavio koordiniert Operationen.
Was liest Clavio genau? Auch Buchungsbestätigungen vom Channel Manager?
Clavio liest die direkten Gäste-Mails die in eurem Postfach eingehen. Buchungsbestätigungen die euer Channel Manager versendet, sind nicht enthalten. Bei einem 30-Zimmer-Hotel mit Channel Manager sind das immer noch 70-80% der gesamten Gäste-Kommunikation.
Wie kann ich Clavio vertrauen?
Drei Wege: Erstens, Clavio sendet nichts automatisch. Jeder Vorschlag wird vom Mitarbeiter geprüft. Zweitens, jede Erkenntnis hat eine Quelle. Du siehst die Original-Mail mit Zeitstempel. Drittens, Hosting in Amsterdam, alle Daten EU-konform.
Handelt Clavio selbstständig in meinem Namen?
Nein. Clavio macht Vorschläge, aber dein Team entscheidet immer. Keine automatischen Aktionen ohne Freigabe – du behältst die volle Kontrolle.
Welche Systeme verbindet Clavio?
Der Einstieg erfolgt über Gmail und Microsoft Outlook/365. Weitere Integrationen folgen basierend auf dem Feedback unserer Hotels. Die Verbindung dauert unter 5 Minuten.
Sind meine Hotel-Daten sicher?
Ja. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Clavio liest nur was du verbindest – und verändert niemals Inhalte ohne deine Freigabe. Hosting in Amsterdam, DSGVO-konform.
Wie wird bezahlt – und wie läuft die Kündigung?
Die Abrechnung erfolgt monatlich per Rechnung oder SEPA-Lastschrift. Der Vertrag läuft monatlich und kann mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden.
Was bedeutet Open-Loop Detector?
Clavios Fähigkeit, offene Kreisläufe zu erkennen. Wenn ein Gast eine Mail schickt und sie wird vergessen, oder wenn etwas zugesagt wird und intern keine Aufgabe entsteht. Clavio findet diese offenen Punkte bevor sie zu Problemen werden.
Was ist der Guest Promise Tracker?
Wenn euer Team einem Gast etwas zusagt, prüft Clavio automatisch ob daraus eine interne Aufgabe entstanden ist. Falls nicht, markiert Clavio die Zusage als offen. Mit Mail-Quelle, damit ihr sofort seht woher die Information stammt.
Was ist das Founding Hotel Program?
Eine kleine Gruppe von Hotels bekommt Clavio 3 Monate kostenlos und formt das Produkt aktiv mit. Direkter Draht zum Gründer, wöchentliche Check-Ins und 50% Rabatt für 12 Monate danach. Im Gegenzug erwarten wir echtes Feedback und aktive Nutzung.
Ist Clavio ein Chatbot für Gäste?
Nein. Clavio kommuniziert ausschließlich intern mit deinem Team — nicht mit Gästen. Er liest Gäste-Mails, bereitet Antworten vor und erstellt Aufgaben. Senden tut immer dein Team.
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Sei dabei wenn Clavio den Hotelalltag verändert.
30 Tage kostenlos testen. Direkter Draht zum Gründer. Dein Alltag prägt wie Clavio morgen aussieht.
Weitere Einzelheiten über uns finden Sie in unserer Anbieterkennzeichnung (Impressum).
2. Personenbezogene Daten, Zwecke ihrer Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Nutzung unserer Website ist in der Regel möglich, ohne dass Sie personenbezogene Daten angeben müssen. Die Angabe von personenbezogenen Daten ist freiwillig.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person") beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der Identität dieser natürlichen Person sind.
Der Zweck der Verarbeitung von Daten ist das Betreiben dieser Website mit Informationen zu unserem Dienstleistungsangebot nebst Kontaktmöglichkeiten sowie die Bereitstellung unseres Software-Dienstes Clavio.
Personenbezogene Daten werden auf unserer Website nur dann erhoben, wenn dies
für die Nutzung der Website (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und/oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO),
zur Wahrung unseres Interesses zur Verbesserung der Nutzererfahrung und zur Aufrechterhaltung der Sicherheit der Nutzung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO),
für die Nutzung der auf der Website angebotenen Leistungen sowie vorvertraglicher Maßnahmen, insbesondere etwa für Formulareingaben (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und/oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) oder
für einen Vertragsabschluss und für die Vertragsdurchführung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und lit. b) DSGVO)
erforderlich ist. Weitere Details zur Verarbeitung von Daten finden Sie nachfolgend unter entsprechenden Überschriften.
3. Zugriffsdaten/Server-Logfiles
Bei dem Besuch unserer Website speichern die Server automatisch die Informationen, die Ihr Browser sendet, sog. Server-Logfiles. Die Informationen umfassen
Name der abgerufenen Webseite,
Datei,
Datum und Uhrzeit des Abrufs,
Meldung über erfolgreichen Abruf,
Browsertyp nebst Version,
Betriebssystem des Nutzers,
Referrer URL,
Provider.
Bei jedem Zugriff auf unsere Server erfasst unser Hosting-Anbieter Railway aus technischen Gründen automatisch bestimmte Zugriffsdaten, darunter die IP-Adresse, im Rahmen seiner Infrastruktur-Sicherheitsprotokolle. Diese Daten werden ausschließlich von Railway zu Debugging- und Sicherheitszwecken kurzzeitig vorgehalten und nicht von uns ausgewertet oder gespeichert. In unseren eigenen Anwendungs-Logs wird die IP-Adresse nicht erfasst.
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Die Informationen werden gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO ausschließlich zur Analyse und Aufrechterhaltung des technischen Betriebs der Server und des Netzwerkes benutzt.
4. Cookies
Unsere Website speichert Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die es ermöglichen, auf dem Zugriffsgerät der Nutzer (PC, Smartphone o.ä.) spezifische, auf das Gerät bezogene Informationen zu speichern. Sie dienen zum einem der Benutzerfreundlichkeit von Webseiten und damit den Nutzern (z.B. Speicherung von Logindaten).
Soweit Sie für nicht erforderliche Cookies eine Einwilligung erteilen, ist Rechtsgrundlage § 25 Absatz 1 TDDDG sowie Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung). Zur Einholung und Verwaltung Ihrer Einwilligungen setzen wir ein Consent-Management-Tool der Papoo Software & Media GmbH, Auguststr. 4, 53229 Bonn, Deutschland, ein. Das Consent-Management-Tool dient dem Zweck, Ihnen eine datenschutzkonforme Auswahl und Verwaltung Ihrer Einwilligungen in das Setzen von Cookies und den Einsatz bestimmter Dienste zu ermöglichen sowie unsere diesbezüglichen Verpflichtungen nachzuweisen gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Consent-Management-Tools ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, also die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung sowie unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO an einer nutzerfreundlichen, transparenten und rechtskonformen Gestaltung der Einwilligungsverwaltung.
Hierzu und zu den eingesetzten Cookies bzw. Diensten können Sie weitere Informationen aus unserem Consent-Management-Tool entnehmen und die Einwilligungen jederzeit frei und ohne Nachteil mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Als Nutzer können Sie auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings wird darauf hingewiesen, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt werden.
5. Kontakt via E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre dortigen Angaben aus der E-Mail inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir niemals ohne Ihre Einwilligung weiter.
6. Tally
Auf unserer Website setzen wir für Kontakt- und Onboarding-Formulare den Dienst Tally ein. Anbieter ist die Tally BV, Av. da Liberdade 110, 1269-046 Lissabon, Portugal (EU). Wenn Sie ein solches Formular nutzen (z.B. zur Kontaktaufnahme, zur Registrierung als Hotel oder zur Teilnahme am Founding-Hotel-Programm), verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten, insbesondere: Namen und Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Angaben zu Ihrem Hotel bzw. Unternehmen (z.B. Hotelname, Zimmeranzahl, Position im Hotel), Inhalte Ihrer Nachricht bzw. Ihres Anliegens. Wir nutzen diese Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Ihr Onboarding durchzuführen, Sie gegebenenfalls als Founding-Hotel zu kontaktieren und Ihnen die gewünschten Informationen zu Clavio zukommen zu lassen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Bearbeitung vorvertraglicher Anfragen und die Anbahnung eines Nutzungsverhältnisses mit uns gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Tally finden Sie in der Datenschutzerklärung von Tally unter: tally.so/privacy.
7. Kundenkonto
Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit ein Kundenkonto einzurichten, um Clavio zunächst zu testen und sodann das von Ihnen gewünschte Abonnement abzuschließen. Über unseren geschützten Kundenbereich können Sie dann Ihre Unternehmensdaten pflegen, Ihr gebuchtes Abonnement verwalten und Zugriff auf unsere Software nehmen. Zur Erstellung Ihres Kontos werden Sie zunächst aufgefordert sich einmalig bei uns zu registrieren und ein Passwort zu vergeben. Sie haben dann Zugriff auf unseren geschützten Kunden-Bereich. Wir verarbeiten Ihre dort angegebenen Daten ausschließlich, um Ihnen den Kundenbereich, Ihr gebuchtes Abonnement sowie die Software-Funktionen zur Verfügung stellen zu können. Die Rechtsgrundlage hierfür ist das Erfordernis der Vertragsdurchführung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO.
8. Nutzungsdaten
Bei der Nutzung unseres Software-Dienstes werden folgende Daten automatisch erhoben: Zeitpunkt des Zugriffs, genutzte Funktionen, IP-Adresse, Browserinformationen. Diese Daten werden zur Bereitstellung, Verbesserung und Sicherung des Dienstes verwendet und nicht für andere Zwecke herangezogen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, damit wir Ihnen die Software zur Verfügung stellen können sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und damit unser berechtigtes Interesse an der Sicherung und Verbesserung des Dienstes.
9. E-Mail-Postfächer Ihres Hotels (Anbindung, Abruf, temporäre Verarbeitung)
Im Rahmen der Nutzung unserer Software verarbeiten wir E-Mails aus Ihren Hotel-Postfächern, um Zusagen, Beschwerden und offene Vorgänge automatisiert zu erkennen und im Dashboard bereitzustellen. Hierbei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
a) Postfach-Anbindung (OAuth/IMAP)
Zur Anbindung des Hotel-Postfachs nutzen wir OAuth-Berechtigungen (Google/Microsoft) oder IMAP-Zugangsdaten. Clavio erhält hierdurch ein Leserecht auf das jeweilige Hotel-Postfach (keine Schreibrechte). OAuth-Tokens und IMAP-Zugangsdaten werden verschlüsselt auf Servern unseres Hosting-Dienstleisters (vgl. Ziffer 13 dieser Datenschutzerklärung) gespeichert und ausschließlich zur Herstellung und Aufrechterhaltung der Verbindung genutzt.
Anbieter der OAuth-Integration für Gmail-Postfächer ist die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Anbieter der OAuth-Integration für Microsoft 365 / Outlook-Postfächer ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Beide stellen die jeweilige OAuth 2.0-Authentifizierung zur Verfügung, über die Clavio – soweit ein Hotel dies nutzt – ein Leserecht auf das entsprechende Postfach erhält. Verarbeitet werden dabei insbesondere OAuth-Tokens und Zugriffsberechtigungen; die eigentlichen E-Mail-Inhalte verbleiben im Postfach des Hotels.
Rechtsgrundlage der Datenübermittlung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Anbindung Ihres Hotelpostfachs als Teil der Vertragserfüllung, flankiert durch Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO sowie die Teilnahme von Google und Microsoft am EU-US Data Privacy Framework (DPF).
b) E-Mail-Inhalte (temporäre Verarbeitung)
Die Inhalte der E-Mails (Betreff, Nachrichtentext, Absender-Domain) werden vom jeweiligen E-Mail-Anbieter abgerufen und für die Dauer der Analyse ausschließlich kurzzeitig im Arbeitsspeicher verarbeitet. Es findet keine dauerhafte Speicherung des vollständigen Rohtexts der E-Mail in Clavio statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Erfüllung des Nutzungsvertrags mit Ihnen (Unterstützung bei der Bearbeitung der Gästekommunikation) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Auswertung eingehender Hotel-E-Mails.
Zur Erkennung von Zusagen, Beschwerden und offenen Vorgängen setzen wir den KI-Dienst Claude des Anbieters Anthropic PBC ein. Anbieter ist die Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104-5401, USA. Die Nutzung erfolgt ausschließlich im sogenannten API-Mode.
a) Übermittelte Daten
Pro Analyse übermittelt Clavio an Anthropic den E-Mail-Betreff, den E-Mail-Text, die Absender-Domain (ohne vollständige E-Mail-Adresse) sowie einen System-Prompt zur Steuerung der Analyse. Vollständige E-Mail-Adressen, Passwörter, OAuth-Tokens oder Kreditkartendaten werden nicht übermittelt, da diese für die Analyse nicht erforderlich sind.
b) API-Mode
Im API-Mode verarbeitet Anthropic die Inhalte ausschließlich zur Erbringung der beauftragten Leistung. Nach Abschluss der jeweiligen API-Anfrage werden die Inhalte aus API-Inputs und -Outputs dort bis zu 30 Tage gespeichert. Sie werden nicht für das Training von KI-Modellen genutzt und nicht zu Werbezwecken oder zum Verkauf von Daten verwendet; es werden keine Nutzerprofile erstellt. Eine Einsichtnahme durch Anthropic-Mitarbeiter ist nur in eng begrenzten Ausnahmefällen (z.B. zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen) vorgesehen. Zwischen uns und Anthropic bestehen u.a. die Anthropic API Usage Policy, ein Data Processing Agreement (DPA) zur Auftragsverarbeitung sowie EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO für den Datentransfer in die USA. Anthropic ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.
Rechtsgrundlage für die Einbindung des KI-Dienstes ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags mit dem Hotel, Bereitstellung der KI-gestützten Analysefunktion) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer präzisen, automatisierten Erkennung relevanter Vorgänge in E-Mails. Für den Drittlandtransfer stützen wir uns ergänzend auf Art. 45 DSGVO (DPF-Angemessenheitsbeschluss) und die abgeschlossenen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO.
11. Analyse-Ergebnisse und Metadaten (Speicherung im Clavio-Dashboard)
Innerhalb von Clavio werden nicht die vollständigen E-Mail-Texte dauerhaft gespeichert, sondern die aus der Analyse gewonnenen strukturierten Ergebnisse und die zugehörigen Metadaten. Die von Anthropic zurückgelieferten Analyse-Ergebnisse bestehen aus einer strukturierten Auswertung des E-Mail-Inhalts (z.B. „Versprechen erkannt: Babybett, Aufenthalt vom ... bis ..., Aufgabe offen").
Typische Inhalte dieser Analyse-Ergebnisse sind insbesondere: Zimmerkategorien, Aufenthaltsdaten und buchungsrelevante Informationen, soweit sie im E-Mail-Text enthalten sind (z.B. gebuchte Zimmerkategorie, An- und Abreisedatum, Anzahl der Gäste), spezielle Wünsche und Zusagen gegenüber dem Gast (z.B. Babybett, frühe Anreise, spätes Auschecken, Allergikerbettwäsche, Parkplätze), interne Statusangaben (z.B. „offen", „erledigt", „weiterzugeben an Housekeeping/Front Office") sowie die Zuordnung zu internen Bereichen/Abteilungen des Hotels (z.B. Rezeption, Housekeeping, Reservierung), soweit dies für die Bearbeitung der Vorgänge erforderlich ist.
Die Speicherung dieser strukturierten Analyse-Daten erfolgt, um dem Hotelteam eine geordnete Übersicht über offene Aufgaben, Zusagen und Beschwerden zu bieten, die aus der E-Mail-Kommunikation resultieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, also die Erfüllung des Nutzungsvertrages mit Ihnen, Bereitstellung eines Dashboards mit offenen Vorgängen und Aufgaben sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer übersichtlichen und nachvollziehbaren Darstellung von hotelrelevanten Vorgängen.
12. Mitarbeiterkonten, Passwörter und Session-Cookies
Für den Zugriff auf Clavio durch Ihre Hotelmitarbeiter verarbeiten wir folgende Daten:
a) Mitarbeiterkonten
Pro Nutzer eines Hotels speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle im System (z.B. Management, Front Office, Accounting, Housekeeping) und die Zuordnung zum jeweiligen Hotelkonto. Der General Manager (GM) des Hotels verwaltet die Konten (Anlage, Einladung, Rollenvergabe, Deaktivierung, Löschung).
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses und Bereitstellung der Software für die Hotelmitarbeiter sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und damit berechtigtes Interesse an einer geordneten Benutzer- und Rollenverwaltung.
b) Passwörter
Passwörter werden ausschließlich als kryptografische Hashes (bcrypt) auf Railway-Servern in Amsterdam gespeichert; eine Speicherung im Klartext findet nicht statt. Die Speicherung erfolgt bis zur Löschung des Nutzerkontos oder Änderung des Passworts.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung des Nutzungsvertrages und Authentifizierung der Nutzer sowie gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO unser berechtigtes Interesse an sicherer Zugriffskontrolle.
c) Session-Cookies
Clavio setzt keine Cookies zu Tracking- oder Marketingzwecken ein. Es werden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies genutzt, die der Authentifizierung und Sitzungsverwaltung dienen (sameSite: strict, httpOnly) und nach Ende der Sitzung bzw. Logout gelöscht werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Bereitstellung der Login-Funktion und Nutzersitzungen sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und damit unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Sitzungsverwaltung.
13. Empfänger von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden bei uns ungeachtet der vorstehenden Ziffern nur folgenden Kategorien von Empfängern mitgeteilt: An unsere Mitarbeiter und an den Hoster unserer Software. Clavio wird auf Servern der Railway Corp., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA, mit Rechenzentrumsstandort Amsterdam (EU) betrieben. Mit unserem Hoster haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der sicheren und effizienten Bereitstellung des Dienstes. Rechtsgrundlage ist gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen, skalierbaren Hosting. Die Daten der einzelnen Hotels sind technisch voneinander getrennt. Ein Hotel hat keinen Zugriff auf die Daten eines anderen Hotels; eine Datenübermittlung zwischen verschiedenen Hotelkonten findet nicht statt.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, wir sind im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO gesetzlich dazu verpflichtet oder die Datenweitergabe ist gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung eines Vertragsverhältnisses zwingend erforderlich.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
14. Dauer der Speicherung
Wir löschen Ihre Daten wie folgt:
Datenkategorie
Übliche Speicherdauer
Hinweise/Zweck
Server-Logfiles (Zugriffsdaten)
Ca. 7–14 Tage, maximal wenige Wochen
Sicherstellung des technischen Betriebs, IT-Sicherheit, Fehleranalyse
Cookies – Session-Cookies
Bis zum Ende der Sitzung (Schließen des Browsers)
Technische Funktionalität der Web-App, Authentifizierung (sameSite: strict, httpOnly)
Kontaktanfragen (E-Mail/Formular)
Bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist; darüber hinaus ggf. bis zu 3 Jahre
Bearbeitung der Anfrage, Nachweis der Kommunikation, Abwehr von Rechtsansprüchen
Hotelkonten- und Vertragsdaten (Kundenkonto Clavio)
Während der aktiven Geschäftsbeziehung; danach i.d.R. 6 Jahre, steuerrelevante Daten 10 Jahre
Bis zur Löschung des Hotel-Accounts oder bis zur Löschungsanweisung des Hotels (Vertragsende/Deprovisionierung)
Bereitstellung des Clavio-Dashboards (offene Vorgänge, Zusagen, Beschwerden), Dokumentation von Vorgängen
Nutzungsdaten der Software (Zeitpunkt, Funktionen, IP, Systemereignisse)
Während der Nutzung und darüber hinaus i.d.R. 90 Tage bis 1 Jahr
Bereitstellung, Sicherung und Verbesserung des Dienstes, Logging, Fehleranalyse, Missbrauchsverhinderung
Kundendaten/Inhaltsdaten (z.B. aus E-Mails abgeleitete Vorgänge, Aufgaben, Notizen)
Bis zur Löschung durch das Hotel bzw. bis zum Vertragsende und Ablauf einer vertraglich vereinbarten Frist (z.B. 30–90 Tage)
Auftragsverarbeitung nach Weisung des Hotels: strukturierte Aufgaben, Vorgänge, interne Notizen. Soweit wir E-Mails und daraus abgeleitete Inhalte im Auftrag der Hotels verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO; in Bezug auf diese Daten handeln wir als Auftragsverarbeiter.
KI-Import/KI-Strukturierung (z.B. strukturierte Darstellung der E-Mail-Inhalte)
Entspricht der Speicherdauer der zugrunde liegenden Inhaltsdaten (Analyse-Ergebnisse)
Optionaler Funktionsumfang zur Vertragserfüllung; KI-gestützte Strukturierung von E-Mail-Inhalten
Bis zur Zweckerreichung; regelmäßige, mind. jährliche Prüfung der Erforderlichkeit
Protokollierung von Systemereignissen, Sicherstellung der Integrität und Sicherheit des Dienstes; Löschung, sobald kein Zweck und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht
Im Übrigen wird im jährlichen Turnus geprüft, ob eine Löschung der von Ihnen gespeicherten Daten erfolgen kann.
Bitte beachten Sie, dass für bestimmte Daten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten von mindestens sechs (§ 257 HGB) oder zehn (§ 147 AO) Jahren bestehen.
15. Rechte der betroffenen Personen
Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung kann jedoch für einen Vertragsabschluss oder für Funktionen der Website erforderlich sein. Bei einer Nichtbereitstellung kann also gegebenenfalls ein Vertrag oder eine Funktion auf der Website nicht angeboten werden.
Es besteht auf der Website keine automatisierte Entscheidungsfindung, ein Profiling findet nicht statt.
Die Rechte von betroffenen Personen ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 23 und Artikel 77 DSGVO sowie aus §§ 32 bis 37 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)-neu.
Sie haben uns gegenüber im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten das Recht auf
Auskunft, Art. 15 DSGVO
Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Löschung, Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Übertragbarkeit, Art. 20 DSGVO.
Wenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht des
Widerrufs, Art. 7 DSGVO
mit Wirkung für die Zukunft.
Sie haben ferner das Recht, gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Widerspruch, Art. 21 DSGVO, zu erheben:
1. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erfolgt (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung). Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. In Einzelfällen verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Ist dies bei Ihnen der Fall, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an uns, siehe oben unter Ziffer 1.
Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie stets das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, vgl. Art. 77 DSGVO. Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen dieses Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten in den Bundesländern, der Aufsichtsbehörden für den nicht-öffentlichen Bereich, des Rundfunks, der Kirchen, in Europa und im übrigen Ausland sowie des Virtuellen Datenschutzbüros finden Sie unter: bfdi.bund.de
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
Bedingungen zur Nutzung von clavio-hotel.de
§ 1 Vertragsgegenstand
(1) Der Anbieter stellt dem Nutzer den Zugang zur Software Clavio zur Verfügung. Clavio ist eine cloudbasierte SaaS-Lösung für Hotels, die die E-Mail-Kommunikation des Hotels aus angebundenen Postfächern automatisiert analysiert und daraus strukturierte Vorgänge (z.B. Zusagen, Beschwerden, offene Aufgaben) im Clavio-Dashboard für berechtigte Nutzer des Hotels bereitstellt. Clavio übernimmt keine Kommunikation mit Gästen.
(2) Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website unter https://clavio-hotel.de/.
§ 2 Geltungsbereich
(1) Die nachstehenden Geschäftsbedingungen gelten für Verträge, die Sie als Nutzer mit uns, Murat Aydin, Aydin Studio, Bruckdorfer Str. 10a, 93161 Sinzing als Anbieter abschließen.
(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Nutzers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
§ 3 Vertragsschluss und Registrierung
(1) Die Darstellung der Dienste auf der Website des Anbieters stellt kein rechtlich bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Bestellung (invitatio ad offerendum) dar.
(2) Durch die Registrierung auf der Plattform gibt der Nutzer ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Die Annahme erfolgt durch ausdrückliche Bestätigungs-E-Mail des Anbieters oder durch die Freischaltung des Nutzerkontos.
(3) Ein Anspruch auf Registrierung besteht nicht. Der Anbieter behält sich vor, Registrierungsanfragen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
§ 4 Zahlungsbedingungen/Preise
(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses unter „Preise" aufgeführten Paketpreise zu dem dort beschriebenen Funktionsumfang und den dort angebotenen Konditionen.
(2) Angegebene Preise verstehen sich netto zzgl. MwSt.
(3) Die Zahlung erfolgt ausschließlich per Rechnung oder per Lastschrift.
(4) Das vereinbarte Entgelt ist im Voraus fällig.
(5) Kann der Betrag sodann nicht eingezogen werden, ist der Anbieter zur Sperrung des Kontos berechtigt. Das Konto wird erst entsperrt, wenn der Anbieter den Zahlungseingang verzeichnen konnte.
(6) Der Anbieter behält sich das Recht vor, seine Preisliste nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit, vgl. § 5 dieser Nutzungsbedingungen, zu ändern, nachdem der Nutzer nochmals gesondert per E-Mail darüber informiert wurde. Die Änderungen werden dem Nutzer spätestens einen Monat vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von zwei Wochen nach Empfang der Mitteilung, gelten die Änderungen als genehmigt. Im Falle eines Widerspruchs behält sich der Anbieter das Recht zur ordentlichen Kündigung vor.
§ 5 Laufzeit und Kündigung
(1) Clavio wird als Monatsabonnement und Jahresabonnement angeboten. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt, je nach gewähltem Modell, einen Monat oder 12 Monate ab Vertragsschluss. Das Entgelt wird für die jeweilige Laufzeit im Voraus fällig. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag jeweils automatisch um die ursprüngliche Laufzeit, sofern er nicht von einer Vertragspartei mit einer Frist von vier Wochen zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird. Die Kündigung bedarf der Textform.
(2) Vor Abschluss eines kostenpflichtigen Jahresabonnements kann das Hotel Clavio im Rahmen einer kostenlosen Testphase nutzen. Die Testphase beträgt 30 Tage und erfordert keine Angabe von Zahlungsdaten. Während der Testphase besteht kein Zahlungsanspruch des Anbieters. Nach Ablauf der Testphase endet der Testzugang automatisch, sofern das Hotel nicht ausdrücklich ein kostenpflichtiges Jahresabonnement bucht.
(3) Für eine begrenzte Anzahl von Nutzern bietet der Anbieter zusätzlich ein Founding-Hotel-Programm an. Im Rahmen dieses Programms gilt: 3 Monate kostenlose Nutzung von Clavio (ohne Entgeltpflicht), im Anschluss hieran 50 % Rabatt auf den jeweils gültigen Listenpreis für einen Zeitraum von 12 Monaten. Der Übergang von der kostenlosen Founding-Phase in die rabattierte Phase erfolgt nur bei aktiver Zustimmung des Nutzers; es entsteht keine automatische Kostenpflicht. Im Gegenzug verpflichtet sich das teilnehmende Hotel, regelmäßig an kurzen wöchentlichen Abstimmungen (Feedback-Mitwirkung) teilzunehmen. Diese werden dem Nutzer per E-Mail übermittelt.
(4) Der Nutzer ist sich bewusst, dass sich Clavio insbesondere während der Testphase und im Rahmen des Founding-Hotel-Programms in einer fortlaufenden Weiterentwicklung befindet. Es besteht kein Anspruch des Nutzers auf die Bereitstellung bestimmter Funktionen oder eine bestimmte Verfügbarkeit einzelner Features. Der Anbieter ist berechtigt, Funktionen zu ändern, zu ergänzen oder einzustellen, soweit hierdurch der wesentliche Zweck der Testphase bzw. des jeweiligen Abonnements nicht beeinträchtigt wird.
(5) Nach Beendigung der Testphase bzw. der Founding-Phase findet die Löschung der personenbezogenen Daten gemäß den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags und unserer Datenschutzerklärung statt.
(6) Unberührt bleibt das Recht jeder Vertragspartei, den Vertrag aus wichtigem Grunde fristlos zu kündigen. Zur fristlosen Kündigung ist der Anbieter insbesondere berechtigt, wenn der Nutzer eine fällige Zahlung trotz Mahnung nicht leistet oder die nachfolgenden vertraglichen Bestimmungen über die Nutzung der SaaS-Dienste verletzt. Eine fristlose Kündigung setzt in jedem Falle voraus, dass der andere Teil in Textform abgemahnt und aufgefordert wird, den vermeintlichen Grund zur fristlosen Kündigung in angemessener Zeit zu beseitigen.
§ 6 Umfang des eingeräumten Nutzungsrechtes
(1) Der Anbieter räumt dem Kunden das nicht ausschließliche und nicht übertragbare Recht ein, die in diesen Nutzungsbedingungen bezeichneten Dienste und Inhalte während der Dauer des Vertrages gemäß den Bestimmungen dieses Vertrages zu nutzen.
(2) Der Nutzer ist nicht berechtigt, die zur Nutzung überlassene Software zu vervielfältigen und/oder Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zur Verfügung zu stellen.
§ 7 Support
(1) Der Anbieter ist zu jeder Zeit um eine möglichst hohe Verfügbarkeit bemüht. Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind Zeiten, in denen der Server aufgrund von technischen sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen (insbesondere höhere Gewalt, Verschulden Dritter) nicht zu erreichen ist. Ebenfalls ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten (bspw. Updates), die entweder außerhalb der üblichen Geschäftszeiten von Montag bis Freitag (unter Berücksichtigung aller Feiertage im deutschen Bundesland Bayern) zwischen 9:00 und 18:00 Uhr liegen oder die von dem Anbieter vorab angekündigt wurden.
(2) Unabhängig davon erfolgt die Überwachung der Grundfunktionen der SaaS-Dienste durch den Anbieter täglich. Die Wartung ist grundsätzlich von Montag bis Freitag, jeweils von 09:00 bis 18:00 Uhr gewährleistet. Bei schweren Fehlern, das heißt, wenn die Nutzung der SaaS-Dienste nicht mehr möglich bzw. ernstlich eingeschränkt ist, erfolgt die Wartung binnen 24 Stunden ab Kenntnis oder Information des Anbieters.
§ 8 Allgemeine Nutzungsvoraussetzungen und Pflichten des Nutzers
(1) Der Nutzer ist verpflichtet, einen unbefugten Zugriff Dritter auf die geschützten Bereiche der zur Verfügung gestellten Dienste durch geeignete Vorkehrungen zu verhindern. Zu diesem Zwecke wird der Nutzer, soweit erforderlich, seine Mitarbeiter auf die Einhaltung hinweisen.
(2) Der Nutzer wird darauf hingewiesen, dass ihm nicht gestattet ist, rechtswidrige, die Gesetze, behördliche Auflagen oder Rechte Dritter verletzende Inhalte hochzuladen.
(3) Dem Nutzer ist es zudem nicht gestattet, die Plattform mithilfe automatisierter Einrichtungen zu nutzen und/oder technische Schutzvorrichtungen zu umgehen. Er ist verpflichtet ein starkes Passwort zu verwenden, verdächtige Aktivitäten sofort an den Anbieter zu melden und sich nach jeder Nutzung auszuloggen.
(4) Die eigenständige gewerbliche Vermarktung der Plattform als Dienstleistung (z.B. Weiterverkauf von Zugängen oder als „Reseller") ohne entsprechende Vereinbarung mit dem Anbieter ist untersagt.
(5) Dem Nutzer ist es untersagt, die zur Verfügung gestellte Software oder Teile davon zu kopieren, zu reproduzieren, zu modifizieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren, disassemblieren oder anderweitig den Quellcode der Software ganz oder teilweise zu rekonstruieren – es sei denn, dies ist gesetzlich zwingend erlaubt (§ 69e UrhG). Ebenso ist es dem Nutzer untersagt, Funktionalitäten oder die Systemarchitektur der Software zu analysieren, um diese ganz oder teilweise nachzubauen, nachzuahmen oder in vergleichbarer Weise zu nutzen, zu vermarkten oder Dritten zur Verfügung zu stellen. Der Nutzer verpflichtet sich hierzu, alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zu unterlassen, die darauf abzielen, die Schutzmechanismen oder Lizenzkontrollen der Software zu umgehen.
§ 9 Folgen von Verstößen gegen die Nutzerpflichten
(1) Der Anbieter ist zur sofortigen Sperre des Zugangs zur Plattform berechtigt, wenn der begründete Verdacht besteht, dass der Nutzer gegen die in diesen Nutzungsbedingungen geregelten Pflichten verstößt.
(2) Ein begründeter Verdacht für eine Rechtswidrigkeit und/oder eine Rechtsverletzung liegt insbesondere dann vor, wenn Gerichte, Behörden und/oder sonstige Dritte den Anbieter davon in Kenntnis setzen oder der Anbieter auf andere Weise von einem möglichen Verstoß Kenntnis erlangt. Der Anbieter hat den Nutzer von der Sperre und dem Grund hierfür unverzüglich zu verständigen. Die Sperre ist aufzuheben, sobald der Verdacht entkräftet ist.
§ 10 Haftungsfreistellung
(1) Der Nutzer stellt den Anbieter von etwaigen Ansprüchen frei, die insoweit von dritter Seite gegenüber dem Anbieter wegen Verletzung der in §§ 8, 9 dieser Nutzungsbedingungen genannten Pflichten des Nutzers erhoben werden. Der Nutzer ersetzt dem Anbieter alle Aufwendungen und jeden Schaden, der dem Anbieter aus einem solchen Anlass entsteht, insbesondere alle Rechtsverfolgungs- und Rechtsverteidigungskosten. Diese umfassen insbesondere, aber nicht ausschließlich: Abmahnungen und deren Folgekosten, Gerichtsverfahren und damit verbundene Kosten, Schadensersatzforderungen, Ansprüche wegen Urheberrechtsverletzungen und Ansprüche wegen wettbewerbsrechtlicher Verstöße.
(2) Der Nutzer verpflichtet sich, den Anbieter bei der Rechtsverteidigung zu unterstützen und alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.
§ 11 Mängelhaftung/Haftung
(1) Der Anbieter gewährleistet die Funktions- und die Betriebsbereitschaft der Plattform nach den Bestimmungen dieses Vertrages.
(2) Für den Fall, dass Leistungen des Anbieters von unberechtigten Dritten unter Verwendung der Zugangsdaten des Nutzers in Anspruch genommen werden, haftet der Nutzer für dadurch anfallende Entgelte im Rahmen der zivilrechtlichen Haftung bis zum Eingang des Nutzerauftrages zur Änderung der Zugangsdaten oder der Meldung des Verlusts oder Diebstahls an dem Anbieter, sofern den Nutzer am Zugriff des unberechtigten Dritten ein Verschulden trifft.
(3) Schadensersatzansprüche gegen den Anbieter sind unabhängig vom Rechtsgrund ausgeschlossen, es sei denn, der Anbieter, seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen haben vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt.
(4) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur, wenn eine der vertragswesentlichen Pflichten durch den Anbieter, seine gesetzlichen Vertreter oder leitende Angestellte oder Erfüllungsgehilfen verletzt wurde. Der Anbieter haftet dabei nur für vorhersehbare Schäden, mit deren Entstehung typischerweise gerechnet werden muss. Vertragswesentliche Pflichten sind solche Pflichten, die die Grundlage des Vertrages bilden, die entscheidend für den Abschluss des Vertrags waren und auf deren Erfüllung der Nutzer vertrauen darf.
(5) Der Anbieter haftet unbeschränkt für vorsätzlich oder fahrlässig verursachte Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit durch den Anbieter, seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen.
(6) Die verschuldensunabhängige Schadensersatzhaftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren, ist ausgeschlossen.
(7) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter insoweit nicht, als der Schaden darauf beruht, dass es der Nutzer unterlassen hat, die Daten auf der Plattform ordnungsgemäß zu sichern.
(8) Von der KI generierte Hinweise stellen keinen Ersatz für fachkundige Analyse- und/oder Beratungsleistungen dar. Der Nutzer hat KI-Hinweise zu prüfen und operative Entscheidungen eigenständig zu treffen. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit von KI-Hinweisen.
(9) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität jeglicher Informationen, die von der verwendeten KI generiert werden. Der Anbieter haftet daher nicht für die rechtliche Zulässigkeit der erstellten Inhalte, für sich hierdurch ergebende Verletzungen von Marken-, Urheber- oder anderen Schutzrechten, wettbewerbsrechtliche Verstöße und/oder rechtliche oder wirtschaftliche Folgen der Nutzung der generierten Inhalte.
(10) Der Anbieter haftet nicht für direkte, indirekte und/oder zufällige Schäden, die aus der Nutzung oder dem Verlass auf jegliche Informationen entstehen, die von der KI generiert wurden.
§ 12 Referenznennung
(1) Mit Zustimmung des Nutzers ist der Anbieter berechtigt, den Nutzer als Referenzkunden zu benennen und hierfür dessen Namen, Logo und Hotelkategorie zu verwenden (z.B. auf der Website des Anbieters, in Präsentationen oder in Pitch-Unterlagen). Eine Referenznennung ohne vorherige Zustimmung des Hotels erfolgt nicht.
(2) Die Zustimmung zur Referenznennung kann das Hotel in Textform erteilen (z.B. per E-Mail). Die Zustimmung kann der Nutzer jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im Falle eines Widerrufs entfernt der Anbieter die Referenznennung innerhalb einer angemessenen Frist aus seinen aktuellen Kommunikationsmitteln; bereits gedruckte oder versandte Materialien bleiben vom Widerruf unberührt.
§ 13 Änderungen der AGB
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Die Änderungen werden dem Nutzer spätestens einem Monat vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von zwei Wochen nach Empfang der Mitteilung, gelten die Änderungen als genehmigt.
§ 14 Schlussbestimmungen
(1) Auf den vorliegenden Vertrag findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung.
(2) Erfüllungsort für Pflichten aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters.
(3) Sofern es sich bei dem Nutzer um einen Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder um ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen handelt, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus Vertragsverhältnissen zwischen dem Nutzer und dem Anbieter der Sitz des Anbieters.
§ 15 Sonstiges
(1) Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen. Änderungen, Ergänzungen und Zusätze dieses Vertrages haben nur Gültigkeit, wenn sie zwischen den Vertragsparteien in Textform vereinbart werden.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nichtig oder unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle von nicht einbezogenen oder unwirksamen Bestimmungen tritt das Gesetzesrecht. Sofern solches Gesetzesrecht im jeweiligen Fall nicht zur Verfügung steht (Regelungslücke) oder zu einem untragbaren Ergebnis führen würde, werden die Parteien in Verhandlungen darüber eintreten, anstelle der nicht einbezogenen oder unwirksamen Bestimmung eine wirksame Regelung zu treffen, die ihr wirtschaftlich möglichst nahekommt.